Een verbeterde versie van het boekhoudprogramma van de Vlaamse overheid
In 2010 verving Orafin (Oracle Financials) het verouderde financiële boekhoudsysteem van de Vlaamse overheid. Na een jarenlange voorbereiding en ingrijpend maatwerk om het systeem gebruiksklaar te maken voor een overheidsdienst, volgde een grondige aanpassing in 2008. Die moest de processen stroomlijnen en de werking van het systeem verbeteren. Liefst met zo weinig mogelijk maatwerk om kosten te besparen. Dit jaar kwam de implementatie.
Nieuw in Orafin 2010
Dit jaar nam EWI de nieuwe versie van Orafin in gebruik, met deze in het oog springende nieuwigheden:
- Gedaan met gelijktijdige vastleggingen en ordonnancering. Elk betalingsdossier heeft nu vooraf een ingevoerd en goedgekeurd inkooporder nodig.
- Gedaan met vastleggings- of ordonnanceringskredieten. Voortaan bestaat er nog maar één budget. Bij de invoer van een vastlegging moeten betaalkalenders meegegeven worden.
- Geen dubbele begunstigden meer. De identificatie gebeurt vanaf nu met het rijksregister en het KBO-nummer (Kruispuntbank van ondernemingen). De inhoudelijke ordonnateur (budgethouder) wordt in de goedkeuringsflow geïncorporeerd.
- Actuele standaardrapporten kunnen snel geraadpleegd worden aan de hand van een reeks parameters.
- Ambtenaren kunnen hun onkosten voortaan zelf ingeven. Die worden na goedkeuring automatisch geboekt en betaald.
- Geen nutteloze vestzak-broekzakbetalingen meer. Alle financiële transacties tussen entiteiten van de Vlaamse overheid hebben voortaan nog maar twee aanrekeningen: één langs de ontvangsten- en één langs de uitgavenzijde.
- Vastlegging- en ordonnantieformulieren worden niet meer afgedrukt.
Sinds augustus 2010 is ook het voorafgaand visum van het Rekenhof afgeschaft. Zo kunnen betalingen sneller goedgekeurd én tijdig betaald worden.
Aandachtspunten bij Orafin 2010
De opstartfase van een nieuw IT-systeem gaat gepaard met kinderziektes en praktische ongemakken. Om die zo veel mogelijk te vermijden, was het team Financiële Dienstverlening van de MOD (Managementondersteunende diensten) dit jaar verantwoordelijk voor de invoer van alle EWI-gegevens. Ze kregen hiervoor een volmacht van alle inhoudelijke ordonnateurs.
De eerste maanden met Orafin 2010 leerden ons alvast drie dingen:
- Het beheer en verdeling van budgetten over celcodes moet verder verfijnd worden, net als het plannen van uitgaven over verschillende jaren. De noodzakelijke driesprong van vandaag (inhoudelijke entiteit, Team financiële Dienstverlening en IVA Centrale Accounting) is te omslachtig.
- Het aanpassen van uitbetaalplannen verloopt nog te moeizaam.
- EWI heeft nood aan een grondigere foutenbewaking.
