EWI Jaarverslag 2011 - departement economie, wetenschap en innovatie - Vlaamse Overheid

Klachten en laattijdige betalingen

Uit het antwoord op een parlementaire vraag in december 2010 over het tijdig betalen van facturen door de Vlaamse overheid bleek dat EWI geen al te goede beurt maakte.

Klachten van leveranciers over laattijdige betalingen waren er niet, en er werden evenmin verwijlintresten aangerekend. Toch leerde een blik op de financiële rapportering ons dat slechts minder dan de helft van de facturen voor de vervaldag werd betaald.

Verandering op komst

Wij gingen een duidelijk engagement aan om het tij te keren en deze cijfers te verbeteren. Het concrete doel: eind 2011 gebeurt 70% van onze betalingen binnen de voorziene termijn.

Hoewel de lage scores gedeeltelijk te maken hadden met de manier waarop facturen in het systeem werden geregistreerd, was het duidelijk dat een gecoördineerde aanpak o.l.v. een projectteam noodzakelijk was.

Eerst en vooral hielden wij de oorzaken van de laattijdige betalingen tegen het licht. Hiertoe werden relevante meetdata in kaart gebracht, belanghebbenden geïdentificeerd en afhandelingstijden in een specifieke database opgeslagen. Vervolgens werd de registratie in het systeem Orafin herbekeken, met name de invoer van subsidies en de interpretatie van de wettelijke vervaltermijnen. De betrokken personeelsleden werden bewust gemaakt van het belang van tijdig betalen. Ook op de verschillende administratieve behandeling van subsidiedossiers en facturen werd ingegaan.

Maandelijks werd gerapporteerd, laattijdige betalingen werden systematisch opgevolgd. Er was ook een gestructureerde feedback vanuit het team 'interne controle' rond de maatregelen tegen te lange afhandelingstijden. Dossier per dossier werd grondig nagekeken.

Deze intensieve opvolging heeft een aanzienlijke verbetering: uit het laatste rapport blijkt dat tussen januari en oktober liefst 89% van de facturen (subsidies inbegrepen) tijdig werd betaald!